На одну вакансію може надійти кілька десятків заявок, а рішення про запрошення на співбесіду однаково ухвалюють на підставі кількох фактів, яких у резюме найчастіше немає. Коли кандидат може почати, яка форма співпраці йому потрібна, чи має він потрібні дозволи, чи доїде на зміну о шостій ранку. Voicebot може поставити ці запитання замість рекрутера, ще до того, як хтось візьме слухавку. Нижче показуємо, як такий пре-скринінг виглядає з боку потоку дзвінків і SMS та що треба підготувати, щоб його запустити.
Чому резюме не вистачає для рішення про запрошення
Резюме – це маркетинговий документ кандидата, а не відповідь на запитання рекрутера. Воно описує минуле, а набір персоналу вирішується в теперішньому й майбутньому. Тому перша телефонна розмова в більшості процесів виглядає однаково: десяток запитань про речі, які можна було з'ясувати за дві хвилини, а частина дзвінків завершується вже на першій хвилині, бо кандидат шукає роботу в іншому місті, на іншій формі зайнятості або вже прийняв іншу пропозицію.
Найчастіше в резюме бракує відповідей на запитання про:
- доступність – відколи кандидат може почати і який у нього строк попередження про звільнення,
- очікування та форму співпраці – трудовий договір, цивільно-правова угода чи власна діяльність, змінна або вихідна робота,
- дозволи й документи – водійські права певної категорії, медичні обстеження, сертифікат, санітарна книжка,
- мову – у резюме пишуть «рівень B2», а в розмові одразу чути, як воно є насправді,
- готовність добиратися – відстань, власне авто, робота в конкретній локації.
Це закриті або майже закриті запитання. Вони не потребують чуття, досвіду чи оцінки людини. Потребують лише того, щоб хтось зателефонував і їх поставив – а це найдорожча й найбільш повторювана частина роботи рекрутера.
Як виглядає пре-скринінгова розмова, яку веде voicebot
Потік простий і навмисно короткий. Голосовий бот на базі ШІ телефонує кандидату з корпоративного номера, представляється, каже, у якій вакансії телефонує, і зазначає, що він автомат. Потім ставить визначений набір запитань – зазвичай від чотирьох до восьми – і записує відповіді. Розмова триває дві-три хвилини. Наприкінці бот пояснює, що буде далі: що відповіді потраплять до рекрутера і що особа, яка веде набір, зв'яжеться в конкретний строк.
Рекрутер отримує не запис для прослуховування, а готовий підсумок: запитання, відповідь, за потреби цитату, якщо кандидат сказав щось важливе поза схемою. Підсумок може потрапити до системи ATS, до таблиці, на скриньку рекрутингової команди або одразу в усі ці місця. Завдяки цьому перегляд списку кандидатів перестає бути вгадуванням: видно, хто доступний одразу, хто має потрібні дозволи, а хто відпав на першій умові.
Ефект такий, що людина телефонує лише тим, з ким розмова має сенс. Решта процесу залишається без змін – співбесіда, зустріч, рішення. Змінюється тільки те, хто робить перші двадцять дзвінків.
Кандидат не відповів – тоді починається SMS
Неприйнятий дзвінок – це нормальний стан у наборі персоналу. Люди на роботі, у трамваї, на будівництві або просто не відповідають на невідомі номери. Сам лише автоматичний повторний набір дає небагато, бо кандидат далі не знає, хто йому телефонував.
Тому одразу після невдалої спроби система надсилає повідомлення, яке пояснює ситуацію і дає кандидату вибір. Приклад тексту:
«Доброго дня, компанія XYZ. Ми телефонували, щоб поставити кілька запитань щодо вашого резюме. Просимо передзвонити або написати, о котрій годині можна вам зателефонувати.»
Це одне повідомлення перетворює неприйнятий дзвінок на відкриту справу. Кандидат знає, хто телефонував і навіщо, тож реагує значно частіше. SMS-шар будується на тому самому API для розсилання SMS, яке обслуговує підтвердження й нагадування в інших процесах – повідомлення виходять від назви компанії, а відповіді кандидатів повертаються до системи.
Коли кандидат передзвонює
Якщо кандидат передзвонить, він не потрапляє в порожнечу і не до меню з тоновим набором. Система розпізнає вхідний номер, зіставляє його із заявкою в конкретному наборі, і бот веде розмову далі: представляється, нагадує, у якій справі телефонувала компанія, і ставить той самий набір запитань. Якщо попередня розмова обірвалася на середині, він продовжує з того місця, де вона закінчилася, замість починати спочатку.
Домовленість через SMS і пунктуальність, якої людина не втримає
Найчастіша відповідь кандидата на таке повідомлення – це не «так» і не «ні», а година. «Прошу після 17:00.» «Я доступний завтра зранку.» «Аж у суботу.» Для рекрутера це ще одна річ, яку треба запам'ятати, і ще один запис у календарі, який однаково зсунеться, бо попередня розмова затягнеться.
У бота такої проблеми немає. Якщо кандидат напише «прошу після 17:00», телефон задзвонить о 17:01. Не раніше, щоб не застати його ще на роботі, і не через три години, коли справа давно вивітрилася з голови. Це звучить як дрібниця, але в наборі на масові позиції саме на цьому етапі кандидата найлегше втратити: не тому, що пропозиція його не цікавить, а тому, що ніхто не передзвонив тоді, коли обіцяв.
Та сама логіка працює і у зворотний бік. Бот може запропонувати конкретне часове вікно, підтвердити його SMS-ом і нагадати про нього за кільканадцять хвилин до дзвінка. Увесь цей рух – вихідний дзвінок, неприйнятий виклик, SMS, відповідь, повторний дзвінок – відбувається на одному корпоративному номері, який обслуговує віртуальна АТС, тож кандидат протягом усього процесу бачить той самий номер і знає, хто йому телефонує.
Де проходить межа: бот збирає, людина вирішує
Це найважливіший фрагмент усього впровадження, і варто сказати прямо. Voicebot у пре-скринінгу збирає відповіді. Він не оцінює кандидата, не виставляє йому балів, не відхиляє заявок і не вирішує, кого запросити на співбесіду. Рекрутер отримує впорядкований набір фактів і сам ухвалює рішення – так само, як тоді, коли робив ці дзвінки особисто.
За такою межею стоять дві причини. Перша практична: автомат не вловить контексту, який у розмові про роботу буває вирішальним, а одна відповідь рідко визначає відповідність кандидата. Друга формальна й етична: рекрутингові рішення стосуються людей і мають ухвалюватися за участю людини, а кандидат має право знати, що з іншого боку автомат. Тому бот представляється на старті розмови, прямо каже, що він автоматична система, і дозволяє перервати розмову або попросити про контакт з рекрутером. Кандидат, який не хоче говорити з машиною, потрапляє до списку на особистий контакт, а не до кошика.
Що треба підготувати перед запуском
Попри позірність, найбільше роботи лежить не на боці технології, а на боці змісту. Перш ніж такий процес запрацює, потрібні:
- список запитань на один набір – короткий, конкретний, з чітко визначеними відповідями, яких ми очікуємо,
- сценарій розмови – представлення, інформація про автомат, порядок запитань і завершення з анонсом наступного кроку,
- тексти SMS – після неприйнятого дзвінка, після домовленості про годину та як нагадування,
- згода на контакт та інформаційне повідомлення – подбайте, щоб кандидат знав, що з ним зв'яжуться телефоном і що першу розмову може вести автоматична система,
- місце для відповідей – система ATS, таблиця або скринька команди, куди потрапляють підсумки,
- часові правила – години, у які дозволено телефонувати, кількість спроб і момент, коли справа переходить до людини.
Обсяг згод та інформаційних обов'язків щодо даних кандидатів і розмов, які веде автоматична система, різниться залежно від країни і змінюється з часом, тому зміст застережень варто узгодити з особою, яка відповідає у вас за захист даних.
З технічного боку впровадження складається з номера, з якого телефонує бот, сценарію розмови, SMS-шару та інтеграції з місцем, куди потрапляють результати. У нас це реалізується на базі рішень ШІ в комунікації, поєднаних з телефонією, тож компанії не треба будувати власну голосову інфраструктуру ані окремо купувати SMS-шлюз.
Кому це має сенс
Пре-скринінг через voicebot окупається там, де заявок багато, а кваліфікаційні запитання повторюються в кожній розмові. Найчастіше це набір на виробництво, склад, логістику, гастрономію і торгівлю, агенції з працевлаштування, що ведуть кільканадцять процесів одночасно, та компанії, які сезонно збільшують штат. Що більш повторюваний набір запитань і що більше кандидатів на одну вакансію, то більша різниця.
Натомість це не має сенсу в експертних і менеджерських наборах, де заявок кілька, а перший дзвінок насправді є розмовою про роль, команду й мотивацію. Там автомат не заощадить часу, а може зашкодити враженню, яке компанія справляє на кандидата.
Підсумок
Voicebot у рекрутингу не замінює рекрутера, а знімає з нього перший, найбільш механічний шар роботи: додзвонитися до кандидата, поставити кілька запитань, яких забракло в резюме, і домовитися про контакт на годину, зручну кандидату. Робить це пунктуально, ні про кого не забуває і не опускає рук після третьої невдалої спроби. Рішення про запрошення, оцінка кандидата й уся змістовна розмова залишаються на боці людини – і так має залишитися. Якщо хочете перевірити, як такий процес міг би виглядати у вас, напишіть нам і опишіть один набір, який ведете найчастіше.