Tajemniczo brzmiący skrót IVR , to po prostu interaktywne zapowiedzi głosowe (Interactive Voice Response), czyli nowoczesne rozwiązanie ułatwiające obsługę telefoniczną klientów w firmach i instytucjach. Dzięki IVR dzwoniący, połączeni na główny numer firmy, słyszą wcześniej nagrane komunikaty głosowe, które prowadzą ich krok po kroku przez menu wyboru opcji, np. „Wybierz 1, jeśli chcesz skontaktować się z działem sprzedaży” albo „Wybierz 2, aby uzyskać informacje o płatnościach”. Użytkownik wciskając odpowiednie klawisze na telefonie (tzw. tonowe wybieranie DTMF) lub używając rozpoznawania mowy, jest automatycznie przekierowywany do właściwego działu, co pozwala na szybkie i sprawne połączenie z odpowiednią osobą lub uzyskanie potrzebnych informacji.
IVR pozwala firmom zautomatyzować proces obsługi klienta, co oszczędza czas i ogranicza potrzebę angażowania pracowników do przyjmowania i przekierowywania każdego połączenia. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej złożonych zadaniach, a klienci nie muszą czekać na połączenie z konsultantem. System może także służyć do identyfikacji dzwoniących (np. poprzez podanie numeru klienta czy PIN-u) oraz informować o ważnych komunikatach, takich jak liczba oczekujących połączeń czy zasady dotyczące nagrywania rozmów.
W dzisiejszych systemach IVR dostępne są również zaawansowane funkcje, takie jak rozpoznawanie mowy czy korzystanie z technologii AI do bardziej płynnej obsługi klienta, co zwiększa komfort i efektywność kontaktu telefonicznego.
Podsumowując, system IVR to skuteczne narzędzie do zorganizowania i usprawnienia obsługi telefonicznej, które pozwala na:
- automatyczne przekierowanie klienta do właściwego działu,
- szybką i prostą identyfikację dzwoniącego,
- zmniejszenie obciążenia konsultantów i recepcji,
- dostęp do informacji bez konieczności kontaktu z pracownikiem,
- poprawę jakości i szybkości obsługi klientów.
Dzięki IVR Twoja firma może zwiększyć satysfakcję klientów i efektywność obsługi przy jednoczesnym obniżeniu kosztów związanych z obsługą infolinii czy sekretariatu.
